En su nueva columna de opinión, Rosa Monfasani se plantea la necesidad y la importancia de la realización de proyectos para optimizar y organizar las tareas que se prestan en las diferentes unidades de información.
Los profesionales de la información, dada la actividad que desarrollan, siempre requieren de la elaboración de un proyecto dirigido a mejorar o planificar productos, actividades y servicios en su ámbito de actuación. Cómo diseñarlo no es una tarea tan compleja. Pero comencemos por el principio.
¿Qué es un proyecto?
Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, con el fin expreso de alcanzar resultados específicos.
Requiere de una preparación y disposición por escrito de los elementos teóricos, materiales y humanos, que se necesitarán para elaborar un producto, actividad, servicio o resultado único.
Al momento de emprender un proyecto intervienen ciertos aspectos de la organización que se deben tener en cuenta:
Misión (valores). ¿Qué somos? ¿Qué hacemos?
Análisis externo. ¿Qué nos piden que hagamos? ¿Qué queremos hacer?
Análisis interno. ¿Qué podemos hacer?
Visión. ¿Qué queremos hacer en el futuro?
Objetivos. ¿Qué vamos a hacer para conseguirlo?
Estrategias. ¿Cómo lo vamos a hacer?
Los proyectos tienen carácter temporal y se enfocan hacia un objetivo concreto, con un principio y un fin delimitados.
Como existen diferentes tipos, mencionaré solo algunos que pueden afectar directamente nuestro ámbito de acción:
Los tipos de proyecto no actúan en forma aislada, sino que en muchos casos unos se complementan con otros.
Un proyecto en su preparación y ejecución está compuesto por recursos humanos, económicos, materiales y estructuras necesarias. Asimismo, se deben considerar el conjunto de acciones a realizar y las herramientas de gestión a utilizar (sistemas, aplicaciones, controles, metodología, etc.). Para ello, se encararán ciertas etapas operativas que posibilitarán la ejecución del plan.
Etapa 1. Análisis y diagnóstico de la situación.
Etapa 2. Revisar la misión y la visión teniendo en cuenta la comunidad a la que sirve.
Etapa 3. Establecer los objetivos estratégicos que posibilitarán llegar a la meta deseada.
Etapa 4. Aplicar estrategias que respondan a las necesidades previstas.
Etapa 5. Redactar y comenzar con la ejecución del plan, mediante acciones que conduzcan a la meta propuesta.
Etapa 6. Realizar un seguimiento durante todo el proceso para controlar el desarrollo efectivo del plan.
Etapa 7. Hacer una evaluación para medir los resultados, verificar que se hayan cumplido los objetivos y llegado a lo propuesto.
La siguiente imagen tomada de la Fundación UPM de Uruguay, simplifica esto en cuatro pasos:
Por lo expresado hasta aquí podemos decir que los proyectos son:
- Únicos, por ello es conveniente ajustarlos y personalizarlos.
- Limitados, es necesario establecer plazos para su ejecución.
- De trabajo en equipo, según necesidades diversas o no en cada caso.
- Flexibles, pueden contar o realizarse en diferentes fases.
- Simples o complejos, demandan menor o mayor planificación y el tiempo varía.
- Por área geográfica, pueden ser locales, regionales, nacionales o internacionales.
Como expresó el profesor Roberto Cagnoli en el prefacio de su obra sobre administración bibliotecaria hace 30 años:
“La complejidad de la sociedad moderna, con sus crecientes necesidades, expectativas y demandas; la diversidad de la producción recopilación y distribución de la información; y las nuevas tecnologías de almacenamiento, procesamiento y comunicación han transformado a la biblioteca en una institución también compleja”
Si trasladamos sus palabras a la situación actual no estaremos muy alejados de la realidad, donde estas cuestiones de una forma u otro son aplicables. Por eso me pregunto:
El plantearse la importancia de la preparación de proyectos no solo optimizará los productos y servicios que presten las unidades de información, sino que será una ventana para que estas y los profesionales sean visibilizados. Asimismo, contribuirá a la actualización y capacitación constante porque para ello siempre estaremos investigando y nutriéndonos de otras experiencias. Por tal motivo, resalto que en toda tarea que se emprenda y especialmente en la de proyectos hay que trabajar en equipo y en forma interdisciplinaria. Esto conduce a que el trabajo cooperativo es más efectivo para el logro de las metas propuestas, además de constituirse en nuevos aprendizajes.
Como en cada ocasión, nos vemos en el blog para compartir, debatir y aportar conocimientos.
17 de junio de 2024
Mi Facebook: @RMonfasani
Referencias:
Cagnoli, R. (1994). Administración de bibliotecas. Buenos Aires EB Publicaciones. 2 v.
Calabuig, M. (2021). Cómo organizar un evento: 10 pasos clave. España: Novelty. https://blog.novelty-spain.com/como-organizar-un-evento
Fundación UPM (2024). Guía para la formulación de proyectos. Uruguay. 12 p. https://www.upm.uy/siteassets/documents/guia-para-la-formulacion-de-proyectos.pdf
Monfasani, R.E.; Murray, P. (2020). Introducción a la gestión y administración bibliotecaria. Con la colaboración de Ábalo, M.I. y Cristofani, M.A. Buenos Aires: Alfagrama. 327 p.
Moscoso, P.; Ribera, J. (2013). Metodología para la gestión de proyectos. El País, 24 de noviembre. https://blogs.elpais.com/economia-con-valores/2013/11/metodologia-para-la-gestion-de-proyectos.html
Pérez, A. (2021). Tipos de proyectos y sus principales características. OBS Business School. 20 de abril. https://www.obsbusiness.school/blog/tipos-de-proyectos-y-sus-principales-caracteristica
Rosa! que dos preguntas nos dejás! Planificamos? Formular proyectos es parte de nuestras tareas? Leyendo esta columna agrego: estamos atentos a la misión, visión, a lo que pasa dentro de la institución que nos contiene y lo que pasa en la localidad en la que estamos? ejercitamos la capacidad de expresar en forma clara y breve lo que queremos lograr con la concreción de un proyecto? Quizás muchos en algún momento pensamos esa no es nuestra función dentro de una biblioteca, sin embargo en los distintos puestos de trabajo por los que vamos pasando nos encontramos con realidades similares en las que necesitamos elegir entre distintas estrategias para el crecimiento de nuestro espacio y ahí, sin lugar a dudas planificar y formular proyectos adecuadamente aparecen como las más aconsejables. Muchas gracias Rose por alimentar este espacio de reflexión.
ResponderEliminarHola Sergei. siempre haciéndome pensar y claro que todo es para cuestionarse, a veces mucha teoría pero no prestamos atención a la misión y visión de la institución y mucho menos hacemos una planificación ordenada. Pensamos que el tiempo no nos alcanza para eso y tirarse a la pileta es más sencillo. Gracias a vos por comentar, eso me da nuevos ímpetus para continuar reflexionando. Abrazo fuerte, nos reencontramos en la próxima.
EliminarHermosa columna. Un tema sumamente interesante e importante para nuestro trabajo. Tratado con el profesionalismo que te caracteriza Rosita. Gracias
ResponderEliminarBuenos días JP, tema interesante si los hay, te confieso que en mis años de estudio no era lo que más me gustaba, pero con el tiempo, la experiencia de vida y queriendo cada día más a la profesión te das cuenta que todo pesa y que el planificar es una tarea necesaria para mejorar nuestro espacio de actuación. Gracias por tus palabras, nos reencontramos pronto. Abrazo.
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