Archivos y bibliotecas: la importancia de contar con archivos-archivistas en las escuelas

En este artículo, Gabriela Constantinides (archivista, abogada y docente) se refiere a los “Archivos Históricos Escolares”, donde los documentos que conjugan la ciencia archivística, son de vital importancia en la vida y memoria escolar.

Este artículo tiene como finalidad poner una mirada en los “Archivos Históricos Escolares”, donde los distintos documentos que conjugan la ciencia archivística, son de vital importancia en la vida y memoria escolar. Por lo tanto, abordaremos algunos conceptos básicos que permitirán comprender ciertos aspectos enriquecedores, colaborando con la vida institucional. De esta forma, se intenta ofrecer un asesoramiento técnico y de fácil lectura para cualquier lector. 

Es por ello, que hoy en día, aún sigue apareciendo la mirada errónea de no considerar a un archivo escolar como parte integral de la estructura educativa, como lo mencionan en sus consideraciones (Zurita & Pelanda, 2015)

La escasa presencia del archivero o profesional en archivos en todos los sectores, muestran la necesidad de emprender políticas que permitan la comunicación y difusión de los archivos, y su función como generadores de información e investigación (p. 1)

Partiendo de la cita mencionada, se observa como las especialistas han abordado la temática, mostrando y demostrando un gran acercamiento a las realidades institucionales educativas, por lo tanto, se considera acertada la idea que plasman las autoras Zurita y Pelanda: 

Los archivos escolares son importantes por el constante interés científico y social que hoy en día tienen los temas relacionados con la educación y la formación académica. (…) A través de los documentos de escuela se recupera y conoce la historia y la memoria de la institución que los creó. (p, 9)

¿Qué es un archivo? 

En primer lugar, podemos decir que el archivo comprende tres acepciones: como contenido documental, como institución prestadora de servicio y como continente. Al respecto, la definición del Diccionario de Terminología Archivística (1993) tiene en cuenta dichas acepciones al definirlo como:

…el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.(1) 

Tal es así que, para dimensionar este concepto, proponemos a modo de resumen algunas definiciones pertinentes que permitan conceptualizar mejor(2): 

* Que sea un conjunto orgánico de documentos, sin importar su fecha, su forma o su soporte material. Constituyendo así “Secuencia documental”.

* Que sea producido o generado por cualquier persona física o jurídica, ya sea un individuo público o privado, o una parte de estos.

* Que sea creado como consecuencia del ejercicio de la actividad propia o específica de esa entidad, a través de la tramitación de asuntos diversos, materializada en forma de documentos, en el transcurso de un proceso lógico, secuencial y natural de los mismos. Constituyendo así su “fondo documental”. 

* Que haya surgido para cubrir necesidades, primeramente, para la gestión administrativa y en segundo lugar, en el caso de organismos públicos, incluye información a los ciudadanos. 

* Que esté conservado en forma organizada respetando el orden en el que fueron creados los documentos, formando un conjunto orgánico.

Para asegurar este último punto, se deberán respetar los dos principios básicos de la archivología: el principio de procedencia y el de orden original. El primer principio sostiene que todos los documentos producidos por una institución deben conservarse juntos y no mezclarse con los de otras entidades productoras. Por su parte, el principio de orden original establece que los documentos deberán ser conservados en el mismo orden en que fueron enviados por sus productores.

En otros términos, es vital e importante distinguir ¿qué tipos de soportes o tipologías documentales encontramos en los archivos como espacio físico?

* Textuales.

* Gráficos.

* Sonoros. 

* Legibles mediante máquinas.

* Microfilm.

* Entre otros. 

Las características que posean dichos soportes, están basadas en:

* Unicidad.

* Integridad.  

* Autenticidad. 

Respetando lo propuesto en la teoría, su ciclo vital y las edades: administrativa, intermedia e histórica. (Véase imagen)

(3)En este sentido, es importante que la institución/colegio, le preste atención y le dé el valor correspondiente al “Archivo histórico”. 

¿Qué conservan los archivos escolares? 

En los archivos escolares se conservan los documentos que son fuente de información y testimonio de las actividades y funciones de la institución educativa. Por esta razón, se deben organizar y conservar en un solo lugar común: el archivo. (Zurita & Pelanda, 2015. p. 9)

Esto nos lleva a pensar en: ¿qué puede hacer un bibliotecario/a ante la falta de un/a especialista idóneo/a de la archivística? 

* En primer orden: No se debe bajo ningún concepto tomar decisiones de un saber (área) que no se tenga conocimientos claros ni acabados. 

* En segundo orden: Convocar a especialistas que puedan aportar desde su saber, acciones que permitan esclarecer y organizar un sector para luego exponer acciones que enriquezcan a la institución. 

* En tercer orden: Articular acciones planificadas en conjunto (bibliotecarios/as y archivistas) para la realización de un plan, que de fe sobre la memoria escolar. 

* En cuarto orden: Promover acciones coordinadas entre ambos profesionales que profesen a largo plazo muestreos sobre la memoria escolar. 

Por todo esto, nos preguntamos: ¿es posible convivir archivistas y bibliotecarios/as en un contexto escolar? Por supuesto que es posible, solo hay que reconocer y ser claros en que:

* Ni uno ni otro deben mezclar sus saberes. 

* La biblioteca como espacio de trabajo le compete al bibliotecario/a.

* El archivo como espacio de trabajo le compete al Archivista/archivero. 

¿Qué recomendaciones podemos accionar si una biblioteca cuenta con documentos históricos escolares? 

* Realizar un inventario somero y claro que dé cuenta de la existencia de los documentos. 

* Custodiar el material y convocar a un especialista para que realice las intervenciones posibles.

* Elaborar un plan estratégico que pueda dar fe de las actuaciones documentales. 

* Realizar de la mejor manera posible, un plan de conservación. (Ambas ciencias comparten el mismo criterio de conservación)

Para una próxima columna, ahondaremos de manera general “Los instrumentos como herramientas de trabajo que poseen los archivistas en archivos históricos escolares”, muy distinto a lo bibliotecológico. 

Recordemos algo importante: ambas ciencias poseen estándares similares, pero sin duda se diferencian mucho en su aplicabilidad. 

El documento archivo es un soporte que contiene información única e irrepetible. Este soporte es el elemento material o digital donde se fija la información. 

Finalmente, es importante remarcar la importancia de contar con un archivo escolar dentro de las instituciones educativas de una provincia. Más allá del Archivo General de esa provincia o del Archivo Provincial, se recomienda siempre buscar la forma de llegar a los especialistas idóneos para poder salvaguardar la memoria escolar: teniendo en cuenta las premisas sugeridas en este artículo. 

Para terminar, nos gustaría leer su opinión sobre estas tres preguntas:

- ¿Es importante contar con archivo escolar? 

- ¿Crees que bibliotecarios/as y archivistas pueden convivir? 

- ¿Cuentas en tu biblioteca con documentos así?

(1) Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1993. 

(2) http://radtgu.eco.catedras.unc.edu.ar/unidad-1/el-archivo/recorte-conceptual-del-termino-archivo/ 

(3) Fernández Gil, Paloma. (s.f.) Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales. Madrid. CEDI, (p. 9) 

Biografía:

Gabriela Cristina Constantinides 

Estudios: Técnica Superior en Administración de documentos y Archivos por el Instituto Superior de Formación Docente y Técnica N° 8 de la Plata 

Abogada por la Universidad Nacional de la Plata (1986)

Docente de la cátedra Valoración Documental, de la Diplomatura en Archivística y Gestión Documental (UNTREF) en curso 

Participó en diversos congresos y seminarios:

* Diseño de proyectos sociales por Archiveros sin fronteras (ASF)

* Conservación de colecciones (2006-ASF) 

* Formulación y evaluación de proyectos por la Procuración General-Suprema Corte de Justicia de la Provincia de Buenos Aires (2011)

* Ponente como: Nuevas estrategias en la gestión y administración documental (2006-COINDEAR) 

* Peritaje de documentos y tinta (2009-INTI) 

Dictó la materia de Paleografía y Diplomática en el Instituto Superior de Formación Docente y Técnica N° 8 de la Plata (2008)

Entre otras acciones que he realizado a lo largo de su vida. 

Contacto: gconstantinides@gmail.com 

Páginas sugeridas para convocar a especialistas del área de la archivística:  

Archivo General de la Nación (AGN); Archivo intermedio, asistencia técnica: archivointermedio@mininterior.gob.ar 

Archivo General de la Nación (AGN): Contacto general. comunicacionagn@mininterior.gob.ar 

Consejo Federal de Archivos Estatales: https://www.argentina.gob.ar/interior/archivo-general-de-la-nacion/consejo-federal-de-archivos-estatales 

Heredia Herrera, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica [en línea]. España: Diputación Provincial de Sevilla, 1991 [fecha de consulta: 01 de enero de 2016]. https://es.slideshare.net/eriza1032/archivistica-general-teoria-y-practica-antonia-heredia 

Fernández Gil, Paloma (1999). Manual de Organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales [en línea]. España: CEMCI. 

Madrid. Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1993. 

Zurita, O., & Pelanda, M. (2015). ¡Una historia para escribir!: los archivos históricos de escuelas y su organización. Cuidad Autónoma de Buenos Aires: el autor.