¿Tu biblioteca todavía trabaja con Aguapey y querés dar el salto a un catálogo web? El bibliotecario Andrés Arnaldo Chaloupka explica, paso a paso, cómo preparar la base, convertir los registros MARC e importarlos en Koha. Una guía práctica para bibliotecarios que quieren modernizar su gestión y compartir una herramienta que puede ser útil para otras bibliotecas.
Si tu biblioteca escolar aún usa Aguapey y querés dar el salto a un catálogo web moderno, esta guía te muestra el proceso completo: qué configurar en Koha, cómo extraer la base desde Aguapey con WinIsis, cómo preparar los archivos MARC y cómo importarlos a Koha paso a paso. Incluye ejemplos, recomendaciones y un video explicativo.
¿En tu biblioteca todavía usan Aguapey? Contanos en los comentarios qué sistema utilizan y compartí esta guía con otros bibliotecarios que estén pensando en migrar a Koha.
Desde su puesta en funcionamiento allá por el año 1990, Aguapey ha sido difundido por el Programa BERA desde la Biblioteca Nacional de Maestros y adoptado por la gran mayoría de las bibliotecas escolares de nivel primario y secundario. Incluso hasta el día de hoy, somos muchas las bibliotecas que lo seguimos utilizando.
Lamentablemente, este programa tiene la limitación de que no ofrece acceso web (es decir, solo ofrece un OPAC local) y presenta varias limitaciones técnicas que pueden generar errores con frecuencia.
Por suerte, existe Koha con todas sus ventajas: una mayor cantidad de campos, la posibilidad de agregar imágenes de tapas y comentarios, además de realizar consultas web, entre otras funcionalidades. Todo esto hace que la migración a este software de gestión bibliotecaria sea realmente beneficiosa (aunque, como siempre, la desventaja es que necesitamos un servidor web para instalar el programa, o bien instalarlo en un servidor local dentro de la institución).
La gran ventaja es que ambos sistemas manejan MARC21. Por lo tanto, la estructura de campos es la misma (Koha incluye muchísimos más y con más funcionalidades), pero hay algunas particularidades que debemos tener en cuenta antes de realizar la migración y que tenemos que configurar previamente en Koha:
● Biblioteca: Crear la(s) biblioteca(s) en Koha y anotar su código (ej.: BP3).
● Tipos de ítem: Definir los tipos que usarás (ej.: BK libros; HEM hemeroteca; DID didáctico; CAJ cajas de colección; BIB bibliotecas viajeras; LAM láminas).
● LDR (cabecera): Koha requiere el campo LDR en cada registro.
● Campos obligatorios en Koha: LDR, código de biblioteca, tipo de ítem y título (245).
Para llevar a cabo la migración, debemos contar con el apoyo de otros programas para extraer la base de Aguapey y prepararla correctamente.
Herramientas necesarias:
● WinIsis: Para abrir la base MARC de Aguapey y exportarla a texto plano.
● Bloc de notas (o cualquier editor de texto): Para guardar como .mrk el archivo de texto generado por WinIsis en formato UTF-8.
● MarcEditor: Para validar la estructura MARC (si lo deseamos) y exportarlo en formato .mrc, que es el que Koha necesita leer.
Veamos ahora cada una de las particularidades mencionadas anteriormente:
 |
| Administración de Bibliotecas en Koha. Dentro de Koha - Administración definimos la biblioteca y vamos a necesitar el código de la misma. En este ejemplo, el código es BP3. |
 |
| Tipos de ítem en Koha. También dentro de Koha - Administración necesitamos definir los Tipos de Ítem. |
En este caso usaremos 6 tipos distintos:
● BK: para libros.
● HEM: para materiales de hemeroteca.
● DID: para materiales del sector didáctico.
● CAJ: libros de las Cajas de Colecciones de Aula.
● BIB: libros de las bibliotecas viajeras.
● LAM: láminas.
Además, necesitamos definir el LDR (cabecera) que tendrá cada uno de nuestros registros. En definitiva, en Koha son obligatorios el LDR, el CÓDIGO de la biblioteca, el TIPO de ítem y el TÍTULO (este último campo también es obligatorio en Aguapey, con lo cual lo tendremos siempre).
Otro detalle a destacar es que el campo INVENTARIO en Aguapey es el 856, mientras que en Koha es el 952. Por estas cuestiones, necesitamos “crear” una estructura para preparar los registros de Aguapey y poder migrarlos correctamente (Archivo RTF).
Ahora que presentamos estas cuestiones, veremos por qué es tan importante tenerlas presentes, ya que nos permitirá “entender” la preparación de los registros.
Arrancamos instalando WinIsis en nuestra PC. En esta oportunidad usamos la versión 1.5.3 (si tenés Windows de 64 bits, primero instalá OTVM 0.9 para que inicie WinIsis, ya que es un programa nativo de 32 bits).
 |
| WinIsis abierto con registro Aguapey |
Abrimos WinIsis y buscamos la base MARC que se encuentra en el disco C:\Aguapey\marc\marc.mst. Elegimos el formato ALL para ver la ficha completa.
Vamos al menú Base de Datos y elegimos la opción Imprimir (seleccionando un rango de registros o toda la base, y en salida marcamos Archivo ASCII (Windows - ANSI)). En el formato de impresión debemos escribir el “formato de salida del archivo txt” que se generará.
Acá está el corazón de la migración, el punto troncal que definirá una mala, buena o excelente migración. Muestro un formato simple de salida que puede adaptarse a las necesidades de cada biblioteca:
Texto para pegar en Formato de Impresión en WinIsis
/
'=LDR ######nam a22#####4a 4500'/
'=003 \0001'/
'=005 \20190730205154.0'/
'=008 \050714s1973\\\\ag\\\\\gr\\\\\001\j\spa\\'/
(|=020 \\\\$a|, v020^a/)/
'=040 \\\\$aAR-BaBNbspacAR-BaBNeaacrdRIC'/
(|=100 \\\\$a|,v100^a| $b|,v100^b| $c|,v100^c| $d|,v100^d| $g|,v100^9,/)/
(|=110 \\\\$a|,v110^a| b|,v110^b |g|,v110^9,/)/
(|=111 \\\\$a|,v111^a| n|,v111^n |d|,v111^d| $c|,v111^c,/)/
(|=130 \\\\$a|,v130^a| $p|,v130^p,/)/
(|=240 \\\\$a|,v240^a,/)/
|=245 \\\\$a|,v245^a| $b|,v245^b| c|,v245^c |n|,v245^n |$h|,v245^h /
|=246 \\\\$a|,v246^a| $b|,v246^b,/
(|=250 \\\\$a|,v250^a,/)/
(|=260 \\\\$a|,v260^a| b|,v260^b |c|,v260^c,/)/
|=300 \\\\$a|,v300^a| b|,v300^b |e|,v300^e,/
(if p(v440^v) then ,tab, '=490 \\\\',|v|v440^v |a|,v440^a |$x|,v440^p, / fi)
(|=502 \\\\$a|,v502^a,/)/
(|=505 \\\\t|,v505^t |r|,v505^r,/)/
(|=520 \\\\$a|,v520^a,/)/
(|=521 \\\\$a|,v521^a,/)/
(|=530 \\\\a|,v530^a |3|,v530^3,/)/
(|=536 \\\\$a|,v536^a,/)/
(|=545 \\\\$a|,v545^a,/)/
(|=585 \\\\$a|,v585^a,/)/
(|=591 \\\\$a|,v591^a,/)/
|=600 \\\\$a|,v600^a| $b|,v600^b| $c|,v600^c| $d|,v600^d| $g|,v600^9,/
|=610 \\\\$a|,v610^a| $b|,v610^b| $g|,v610^9,/
|=611 \\\\$a|,v611^a| $n|,v611^n| $d|,v611^d| $c|,v611^c,/
(|=650 \\\\$a|,v650^a,/)/
(|=651 \\\\$a|,v651^a,/)/
(|=659 \\\\$a|,v659^a,/)/
(|=700 \\\\$a|,v700^a| $b|,v700^b| $c|,v700^c| $d|,v700^d| $e|,v700^e| $g|,v700^9,/)/
(|=710 \\\\$a|,v710^a| $b|,v710^b| $g|,v710^9,/)/
(|=711 \\\\$a|,v711^a| $n|,v711^n| $d|,v711^d| $c|,v711^c,/)/
(|=740 \\\\$a|,v740^a,/)/
(|=800 \\\\$a|,v800^a,/)/
|=810 \\\\$a|,v810^a| b|,v810^b |g|,v810^9,/
(if p(v859^a) then ,tab, |=952 \\\\p|,v859^a |a|,'BP3' |b|,'bBP3'|o|,v859^m,|l|,v859^l,|z|,v859^l,ifv859^d='domicilio'then,'y',v859^f /, else 'yBAJ'fi,ifv859^d='nodisponible'then,'01xLibrodadosdebajazLibro dados de baja', /, else '' FI, / fi) /
|=942 \\\\$c|,v859[1]^f /
|=999 \\\\$a|,v999^a/
/
La explicación de este código utilizado para la impresión es la siguiente:
● Lo que está entre ' ' es lo que imprimirá sí o sí. Ej.: '=LDR ######nam a22#####4a 4500'.
● La barra / significa Enter (salto de línea).
● Los paréntesis ( ) significan volver a imprimir este campo si se encuentran nuevas ocurrencias (muchos campos son repetibles).
● if else fi son condicionales que permiten controlar ciertos atributos y, en base a la información del campo, hacer una cosa u otra. Ej.: Mirar el campo 440 y si hay información, imprimirla pero en el campo 490.
● $a| es la información que contiene ese subcampo.
En este ejemplo, los tipos de ítem que definimos en Koha los sacamos del campo proveedor de Aguapey (859 subcampo f) utilizando =942 \\\\$c|,v859[1]^f / (en este caso, escribí dicho tipo de ítem en cada registro de mi base; hoy sé que podría utilizar sentencias if y agruparlos por clasificación).
Con estas explicaciones podemos leer la estructura y deducir qué realizará WinIsis y cómo imprimirá dichos registros.
 |
| Configuración de impresión en WinIsis |
Acá vemos la base abierta en el MFN 9. Usamos la opción de imprimir a texto plano eligiendo solo el MFN 9, lo que guarda dicho registro en un texto que nombramos 9.txt.
 |
| Bloc de notas mostrando 9.txt |
Acá tenemos WinIsis abierto con la base de Aguapey en el MFN 9 y a la derecha el archivo 9.txt impreso en el paso anterior, ya con la estructura que requiere Koha. A este archivo lo vamos a GUARDAR COMO con el nombre que queramos, pero cambiándole la extensión a .mrk y seleccionando la codificación UTF-8 (fundamental para que conserve los caracteres especiales como tildes y eñes). Como se puede apreciar, están todos los campos obligatorios que necesita Koha: LDR, 008, 245, 952 y 942.
 |
| Explorador de archivos con .txt y .mrk |
Como se puede ver en el explorador, nos queda el archivo 9.txt y a su lado el 9.mrk. Al hacer doble clic sobre este último, se abrirá en el programa MarcEditor, que previamente debemos tener instalado.
 |
| Archivo abierto en MarcEditor |
También podemos hacer clic en Tools (Herramientas) y elegir la opción Validate MARC Record para comprobar que la estructura es correcta. Si todo está bien, hacemos clic en File -> Compile File into MARC y nos generará el archivo .mrc, que es el formato definitivo que Koha necesita importar.
 |
| Explorador de archivos con el .mrc generado |
Vemos acá el 9.txt, el 9.mrk y el 9.mrc que creamos recién. Este último ya está listo para importar a Koha.
Importando a Koha abrimos Koha, vamos a Catalogación -> Subir archivos MARC para importación, seleccionamos el archivo .mrc y realizamos la importación.
 |
| Proceso de importación en Koha |
 |
| Proceso de importación en Koha |
 |
| Proceso de importación en Koha |
 |
| Vista de existencias y Vista MARC en Koha |
Y aquí podemos observar que el registro se importó correctamente.
 |
| Importación correcta de los archivos |
 |
| Importación correcta de los archivos |
De esta manera podemos “jugar” con el formato de impresión a texto plano mencionado arriba. Puntualmente, con las sentencias if, else y fi podemos agrupar tipos de ítem por clasificación, modificar el LDR dependiendo del material, etc.
Por ejemplo, en nuestra base, a los libros dados de baja les agregamos la palabra ‘BAJA’ antes del número de inventario. Entonces, en Koha creamos "Valores Autorizados" para definir que esos materiales no están disponibles para préstamo y que su estado es dado de baja.
La migración puede presentar desafíos diferentes según la estructura de cada base. Si ya hiciste este proceso, ¿qué dificultad encontraste? Tu experiencia puede ayudar a otros bibliotecarios.
Paso a paso técnico (Resumen)
1. Instalar WinIsis (si usás 64 bits, instalar OTVM 0.9 antes).
2. Abrir la base C:\Aguapey\marc\marc.mst en WinIsis y seleccionar formato ALL.
3. Imprimir a Archivo ASCII (Windows - ANSI) usando el formato de salida estructurado (detallado más arriba o debajo del video explicativo en YouTube).
4. Guardar el .txt como .mrk asegurando la codificación UTF‑8.
5. Abrir en MarcEditor y validar la estructura (Tools → Validate MARC Record).
6. Compilar a MRC (File → Compile File into MARC).
7. Importar en Koha (Catalogación → Subir archivos MARC para importación).
8. Verificar los registros importados
¿Te quedó alguna duda sobre el proceso? ¿Tu biblioteca ya migró de Aguapey a Koha? Contanos tu experiencia en los comentarios. Y si esta guía puede ayudar a otro bibliotecario, compartila en tus redes sociales.
Podés ver el paso a paso en acción en el siguiente video explicativo:
Si creés que esta información puede ayudar a otros bibliotecarios, compartí esta nota en tus redes sociales y seguí a Soy Bibliotecario en Facebook, Instagram, X y LinkedIn para recibir más experiencias, herramientas y recursos para bibliotecas.
Canal de YouTube de Soy Bibliotecario:
▶ Suscribite al canal de YouTube de Soy Bibliotecario: https://www.youtube.com/@soybibliotecario
Amplio Conocimiento en la aplicación de Reglas de Catalogación Angloamericanas, uso de lenguajes controlados y automatización de servicios, con un enfoque pedagógico orientado a la capacitación de recursos humanos en la era digital. Bibliotecas y museos
Email: aachaloupka@hotmail.com
Gracias Rodrigo como siempre. Espero ayude u oriente para los colegas que están queriendo migrar a Koha. Bienvenidos a este mundo apasionante que es migrar
ResponderEliminar¡Gracias a vos, Andrés, por compartir tu experiencia! 🙌📚
EliminarSin dudas, esta guía puede ser de mucha ayuda para los colegas que están pensando en dar el paso de Aguapey a Koha. Y como decís, bienvenidos a este apasionante mundo de las migraciones bibliotecarias. 💻📚
¡Seguimos compartiendo conocimientos y experiencias para ayudar a que nuestras bibliotecas sigan creciendo! 🚀