En este artículo, Gabriela Constantinides (archivista, abogada y docente) y César Muñoz (Bibliotecario Escolar) continúan con la tarea e idea de documentar y visibilizar las necesidades escolares en materia archivística que poseen las instituciones educativas.
En el artículo anterior hicimos mención sobre: ¿Qué es un archivo?, De las tipologías documentales en la ciencia archivística, ¿Qué se conserva en un archivo?, La importancia de las edades del ciclo vital de los documentos archivísticos, y finalmente, El documento archivo que es un soporte que contiene información única e irrepetible. Este último, es vital asimilarlo, dado que sin ello será casi imposible abordar temas más complejos.
Todo ello, nos dejó una premisa: ¿Qué instrumentos o herramientas de trabajo utilizan los archivistas para el armado y confección de los archivos escolares?
¿Qué es el proceso técnico archivístico?
Es el despliegue de una serie de acciones tendientes a clasificar y ordenar los documentos producidos por una institución (escuela en el caso que nos ocupa) a fin de lograr un archivo, organizado y controlado, que nos permita la pronta adquisición de una información.
Podemos decir, por lo tanto, que un buen acceso a la información, es una de las tareas que solo se logra con un adecuado procedimiento técnico, satisfaciendo de ese modo los requerimientos de la sociedad que necesita de los mismos.
¿Cuándo se realiza ese procedimiento técnico? Conceptualizando
Este proceso no se inicia como muchos pueden llegar a pensar camino hacia el archivo histórico. El proceso da inicio desde el nacimiento del propio documento, aunque nos parezca extraño.
Los generadores de documentos deben poseer conocimientos de cuales poseen vida efímera, media o perpetua, tema asociado a un capítulo mucho más profundo como es la valoración documental.
El descuido del documento, en su soporte, el elemento utilizado para cargar la información o su mala conservación, hará imposible a que el mismo llegue a un Archivo Histórico Escolar, ahorrándose parte de su historia. De allí la importancia de la existencia de capacitaciones de quienes elaboran o gestionan la documentación producida, como también la existencia de un reglamento de procedimientos para la gestión, exista en una escuela o no un archivista, para llegar a buen puerto.
Es importante tener en cuenta que existen instrumentos mínimos indispensables como los catálogos, los inventarios, las guías, etc., que nos van a permitir saber dónde se encuentra un documento determinado y algún otro mínimo detalle.
También existen instrumentos de descripción, que se dividen en niveles a saber, de un fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta (Ejemplo: expediente) o documento simple con soporte único (cabe aclarar que cuando uno habla de soporte, se refiere el elemento donde se asienta una información, papel, DVD, etc.).
¿Qué normas usamos los archivistas?
Asimismo, existen normas para la descripción documental, de la cual mencionaremos someramente algunas de ellas a modo introductorio:
-ISAD(G) (1): es una norma internacional de estandarización descriptiva de fondos de Archivos.
Posee siete áreas de descripción y sus 26 elementos (2) respectivos:
1- Código de referencia
2-Título
3- Fecha
4- Nivel de descripción
5- Volumen
6- Soporte
7- Productores.
- ISO 15489 (3): ésta norma se aplica para la gestión de Archivos.
- ISAAR: es una norma internacional sobre registros de autoridades de Archivos, Instituciones, Personas y Familias y posee 4 áreas:
1- Área de Identificación
2- Área Descripción
3-Area de relaciones
4- Área de control
-MOREQ 2 (4): Es la que establece el conjunto de requerimientos básicos para la organización y gestión de Documentos y Archivos Electrónicos.
¿Qué es un fondo ATOM?
El fondo ATOM es un software libre y gratuito, de código abierto, para difundir con el mismo, entidades y fondos archivísticos, tema que amerita un desarrollo más exhaustivo para otro encuentro de artículos sobre la ciencia de la archivología y el uso de dicha base de datos. Aunque podemos adelantar que:
• De fácil uso.
• Legible para cualquier usuario.
• Requerimientos básicos para su instalación.
• Entre otros beneficios y bondades que ofrece.
Para ir cerrando el presente artículo, el mismo, fue realizado bajo la coautoría de César Muñoz, Bibliotecario Escolar; quién en esta ocasión acompaña a Gabriela Constantinides en la tarea e idea de documentar y visibilizar las necesidades escolares en materia archivística que poseen las instituciones educativas.
Por lo tanto, repasemos algunos conceptos puntuales, donde las normas estándares propuestas en el presente apartado son:
• Adaptaciones que se ajustan a la realidad de cada organismo, institución, colegio, escuela, etc.
• Los elementos constitutivos y descriptivos reflejan datos que pertenecen a la vida orgánica de cada entidad.
• La elaboración de las mismas, requieren de un especialista idóneo en la materia.
Finalmente, para ilustrar dichas normas, dejaremos al pie del presente artículo, un vínculo y claro ejemplo del uso de ISAD-G de un organismo específico, dejando para el próximo encuentro, “La conservación en los archivos históricos escolares”.
Enlaces ISAD (G): Colegio secundario, https://photos.app.goo.gl/KZgAqZgTq5ZxXSjHA con la gentileza de las Fuerza Aérea Argentina. Archivo histórico https://photos.google.com/share/AF1QipOVFXmKBEG3zISG05PzvIXahvWQngzD1no6i-lMNfmRDEdIz56xiUvduovOgYkGaA?key=VXc3d3NUU2xzSnpVdTRHN0NEN25XZWpDRHBfazVn
Les dejamos estas dos preguntas, las cuales pueden responder en los comentarios de este artículo:
* ¿Es importante contar con archivo escolar histórico?
* ¿Buscás ayuda para armar el archivo de tu biblioteca o escuela?
(2) La norma menciona 7 áreas, además de los elementos que la constituyen. Denominado: Áreas y elementos descriptivos.
(3) ISO 15489 https://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-internacional/GEStexto1(CS).pdf
Biografías:
Estudios: Técnica Superior en Administración de documentos y Archivos por el Instituto Superior de Formación Docente y Técnica N° 8 de La Plata.
Abogada por la Universidad Nacional de La Plata (1986).
Docente de la cátedra Valoración Documental, de la Diplomatura en Archivística y Gestión Documental (UNTREF) en curso.
Participó en diversos congresos y seminarios:
* Diseño de proyectos sociales por Archiveros sin fronteras (ASF).
* Conservación de colecciones (2006-ASF).
* Formulación y evaluación de proyectos por la Procuración General-Suprema Corte de Justicia de la Provincia de Buenos Aires (2011).
* Ponente como: Nuevas estrategias en la gestión y administración documental (2006-COINDEAR).
* Peritaje de documentos y tinta (2009-INTI).
Dictó la materia de Paleografía y Diplomática en el Instituto Superior de Formación Docente y Técnica N° 8 de La Plata (2008).
Entre otras acciones que ha realizado a lo largo de mi vida.
Contacto: gconstantinides@gmail.com
Diplomado en Bibliotecología Social (UBA 2021)
Diplomado en Archivística y Gestión Documental (UNTREF 2023)
Docente de Bibliotecología (CENT 35 2016-2019)
Bibliotecario del Colegio Pcial. de Educación Tecnológica Ing. Fabio Reiss y Escuela Provincial No. 2 Dr. Benjamín Zorrilla - Río Grande – Tierra del Fuego, Antártida e Islas del Atlántico Sur.
Contacto: clarodeluna2815@gmail.com
Bibliografías recomendadas:
Alberch i Fugueras, R. (2003). Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento (1.ed. en lengua castellana). Editorial UOC.
Duchein, M. (1985). El respeto de los fondos en archivística: Principios teóricos y problemas prácticos. En P. Walne, La administración moderna de archivos y la gestión de documentos (pp. 69-92). Unesco.
Nazar, M. (2010). Archivos, memoria y derechos: Reflexiones en torno al caso argentino. Comma,
2010(2), 145-158. https://doi.org/10.3828/comma.2010.2.12
Felicito a los autores por presentar esta temática de sumo interés para procesar los archivos escolares. Destaco el enfoque de los documentos que los considera desde su ingreso por su valor de perdurabilidad. Factor que desconocía. Creo rs de mucho interés no sólo para las bibliotecas escolares sino para cualquier tipo de biblioteca. Gracias por el artículo.
ResponderEliminarMi estimada Rosita (Su ilustre). Muchas gracias por tu comentario y aporte. Es cierto, la temática puede alcanzar varias bibliotecas, centros de información, entre otros; más allá de los archivos propios. La idea con mi profe Gabriela, quién es la experta en archivología, tenemos la intención de abordar en primera etapa a los archivos escolares, fíjate también que apuntamos a los archivos escolares, y de ir retirando aquellos documentos que llegan a las bibliotecas escolares, dándole poder a los archivistas, quienes saben del tema y pueden ayudarnos a rescatar de la mejor manera la historia escolar. Con Gabriela, seguimos escribiendo. ya nos enganchamos.
ResponderEliminarTe mando un fuerte abrazo