En este nuevo artículo, Gabriela Constantinides (archivista, abogada y docente) y César Muñoz (Bibliotecario Escolar) nos traen un tema de suma importancia: la preservación y conservación documental.
En el artículo anterior hablamos sobre la importancia de los documentos producidos por las escuelas y el valor histórico de la información en ellos. También, hemos mencionado la invalorable importancia de la existencia de un Archivo Histórico Escolar como patrimonio del Poder Ejecutivo de cada Provincia.
Para llegar a tales fines, es imprescindible conocer las medidas mínimas y necesarias para la preservación y conservación de la documentación producida originalmente por cada escuela, y sus cuidados deben existir desde el nacimiento de los mismos.
La preservación y conservación documental, se basa en una serie de cuidados y procedimientos, a fin de que los documentos se encuentren en buen estado a pesar del transcurso del tiempo.
Si pensamos en ambos términos, preservar y conservar, si bien en un lenguaje corriente son sinónimos, aquí deberemos hacer una pequeña diferenciación:
• Preservar: supone una acción continua de cuidado del documento, anticipándonos a una posible situación.
• Conservar: consiste en realizar acciones de mantenimiento cada cierto tiempo.
Ambas acciones son necesarias para no llegar a la destrucción del documento y como consecuencia de la información en el contenido, o a una posterior restauración. Si bien es una tarea hermosa, y un desafío romántico, indica que la base de preservación y conservación no se llevó a cabo, o sea la tarea del archivista fracasó.
Es de vital importancia que cada institución elabore un cuadernillo con normas claras para no caer en errores, y debe tenerse en cuenta la actualización. Cuando por alguna circunstancia se modifica, puede traer consecuencias. En esta oportunidad no caigo en ejemplos, siendo un tema a desarrollar más adelante en otros artículos. Pero vale mencionar el avance tecnológico, que es una de las situaciones que en otra época no estaba contemplada y la modificación y cambios constantes de esta, requiere la adaptación de instructivos tanto de preservación como de conservación.
¿Qué factores influyen en los documentos?
Vamos enumerar algunos factores mínimos que influyen en la conservación ante cuestiones ambientales como:
• La luz,
• La humedad,
• Temperatura,
(estás son condiciones)
También existen causas biológicas que pueden dañar a los documentos tales como:
• Los roedores,
• Los insectos.
Estos pueden ser bibliófogos (se alimentan del papel), Xilógafos (se alimentan de madera, pero anidan en papel y para ello lo rompen), y microorganismos (por ejemplo, hongos y bacterias).
Lamentablemente, muchas de las pérdidas son por causas humanas. Y, por último, pueden existir causas extraordinarias como:
• Incendios
• Inundaciones.
Teniendo presente que, nuestro país posee condiciones climáticas variadas, donde preservar un documento de archivo, aplicará la técnica pertinente según el caso. En el norte, por lo general predomina el calor e inundaciones, mientras que, en el sur: el frío, el uso de calefacción constante; son propensas a un ígneo.
Todas estas situaciones pueden ser prevenidas o los documentos "salvados" si actuamos en forma inmediata. Y en el peor de los casos, con conocimiento, se pueden rescatar documentos en riesgo, a fin de evitar la pérdida de la información.
Podrán observar, que muchos de estos factores, también deben ser tenidos en cuenta en los cuidados de los centros de documentación y en las bibliotecas, con la diferencia incomparable, que el documento de archivo es un documento inédito, mientras que los otros mencionados son de posible reposición, salvo que se tratara de incunables.
Recordemos que, las ciencias hermanas (Archivología, Bibliotecología y Museología) en materia de preservación y conservación, utilizan el mismo concepto, diferenciándose según: su fondo de colección (bibliotecología), fondo documental (archivología), colección de obras (museología); cada una de ellas aplicarán las normas pertinentes para resguardar su todo.
Existen numerosos informes, publicaciones en donde podemos obtener ideas claras y prácticas, más allá de los conceptos, por ejemplo: Cómo enfrentarnos a los insectos que atacan los materiales de la biblioteca (1), entre otros artículos destacados del Blog: Soy Bibliotecario.
¡Nunca todo está perdido!
Es primordial, ver las condiciones del material y estado de las estanterías que usamos, como así también como las unidades de guarda.
No desconozco de ninguna manera, que en cada institución tengamos los medios materiales necesarios para la mejor conservación, pero, de todas maneras, tomando conocimientos y acudiendo a nuestra creatividad, podremos llegar al mejor medio para cuidar de nuestra historia aportando, de este modo, a un Archivo Histórico Escolar que sea ejemplo del cuidado y del esfuerzo creativo de todos aquellos que han contribuido a su existencia.
Recomendaciones para evitar pérdidas (2):
- Determinar un plan de salvataje.
- Convocar a especialistas en la materia.
- Contar con los siguientes materiales de seguridad:
* Matafuegos
* Señalética de evacuación,
* Plano de evacuación
* Números útiles de emergencia.
* Contar con el plano institucional.
* Entre otras medidas que iremos explicando en otro artículo.
Debe tenerse presente las siguientes reglas para el tratamiento de inundación. (Fois, Silvia Graciela y Greiff, María Alejandro (coord.), 2010) Algunas de las acciones a realizar en caso de cañería rota:
* Evaluar los documentos en 24/48 hs.
* Alertar al director.
* Líneas eléctricas a prueba de agua y conectadas a tierra.
* Organizar un equipo para el salvataje.
* No actuar hasta se logre un plan efectivo para el salvamento.
* Buscar especialistas para colaborar con el salvataje.
* Asegurar el área.
* Mantener al personal alejado de las áreas con daño en los techos.
* Cortar todos los servicios.
* Organizar el equipo asignando los roles.
* Inspeccionar daños en edificio y colecciones.
* Documentar los daños, definir los pasos a seguir.
* Hacer un plan de salvamento y organizar las áreas de trabajo.
* Registrar los daños antes de iniciar el rescate.
* Iniciar el rescate.
En todo el presente artículo, hemos abordado una serie de conceptos y situaciones que acontecen a los archivos escolares, de la importancia en poner mirada sobre ellos, archivos de valor institucional. Por otro lado, sugerimos algunas acciones que pueden dar luz a la hora de iniciar un proceso de salvataje documental. Deseamos que todo esto sea de gran ayuda, prometiendo una próxima columna sobre "La conservación en los archivos históricos escolares. Parte II: acciones y recomendaciones prácticas con materiales caseros".
Les dejamos estas dos preguntas, las cuales pueden responder en los comentarios de este artículo:
* ¿Es importante conservar los documentos de un archivo escolar histórico?
* ¿Buscás ayuda para armar el archivo escolar?
(1) Lastreto, R. (2018, 14 diciembre). Cómo enfrentarnos a los insectos que atacan los materiales de la biblioteca. Soy bibliotecario. https://soybibliotecario.blogspot.com/2018/12/como-enfrentar-insectos-bibliotecas.html
(2) Archivo Colegio Provincial de Educación Tecnológica Ing. Carlos Fabio Reiss. Río Grande, Tierra del Fuego.
Biografías:
Estudios: Técnica Superior en Administración de documentos y Archivos por el Instituto Superior de Formación Docente y Técnica N° 8 de La Plata.
Abogada por la Universidad Nacional de La Plata (1986).
Docente de la cátedra Valoración Documental, de la Diplomatura en Archivística y Gestión Documental (UNTREF) en curso.
Participó en diversos congresos y seminarios:
* Diseño de proyectos sociales por Archiveros sin fronteras (ASF).
* Conservación de colecciones (2006-ASF).
* Formulación y evaluación de proyectos por la Procuración General-Suprema Corte de Justicia de la Provincia de Buenos Aires (2011).
* Ponente como: Nuevas estrategias en la gestión y administración documental (2006-COINDEAR).
* Peritaje de documentos y tinta (2009-INTI).
Contacto: gconstantinides@gmail.com
Diplomado en Bibliotecología Social (UBA 2021)
Diplomado en Archivística y Gestión Documental (UNTREF 2023)
Docente de Bibliotecología (CENT 35 2016-2019)
Bibliotecario del Colegio Pcial. de Educación Tecnológica Ing. Fabio Reiss y Escuela Provincial No. 2 Dr. Benjamín Zorrilla - Río Grande – Tierra del Fuego, Antártida e Islas del Atlántico Sur.
Contacto: clarodeluna2815@gmail.com
Bibliografías recomendadas:
Archivo General de la Nación. Glosario. (s. f.). https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario
Domínguez, I. M. (2010). Cooperación internacional para la conservación del soporte: papel. voluntariado en el museo jesuítico nacional de Jesús María. En: ¡Se acabó el papel! (págs. 31-33).
Centro Regional de Preservación y Conservación del Patrimonio Cultural en Obras sobre papel.
Fois, Silvia Graciela y Greiff, María Alejandro (coord.), 2010. Limpieza de libros, fotos y diarios y confección de marbetes para libros antiguos: agua. En: ¡Se acabó el papel! (págs. 69-70). En: Centro Regional de Preservación y Conservación del Patrimonio Cultural en Obras sobre papel.
Lastreto, R. (2018, 14 diciembre). Cómo enfrentarnos a los insectos que atacan los materiales de la biblioteca. Soy bibliotecario. https://soybibliotecario.blogspot.com/2018/12/como-enfrentar-insectos-bibliotecas.html
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